提高公文起草的速度与质量充分发挥“以文辅政”职能

□杨　曦

　　公文是治国理政的重要工具，行政公文作为机关单位行使管理的重要手段之一。而机关在处理日常工作中要想准确得当地发挥文件的办事效用，就必须讲究公文起草速度和文件质量。而提高公文起草速度和质量，是充分发挥“以文辅政”职能，更好地服务领导决策，推进工作落实的必然要求。

　　一、充分认识公文起草工作的重要性

　　机关在依法行使职权的工作活动中经常要使用文件这一工具同上级领导机关、下级机关或其他有关的机关单位发生联系。无论是主动对外发文，还是答复其他机关来文，或者对内行文，都必须进行文件起草工作。这种文件起草工作实际上包括文件起草初稿，然后经领导审改形成送审稿的整个过程。文件起草工作的好坏，对于保证文件的质量和发挥文件的效用都有很大的关系。因此，文件的起草工作，比较收发、登记、打印、催办等文书处理环节来说，往往需要经过周密审慎的思考和花费较多的精力与时间。尤其是一些重要的领导指导性文件的起草，无疑是一种艰苦细致的创造性的脑力劳动。在公文起草工作中，要紧密结合不同时期工作实际，从服务经济社会发展的大局和战略的高度充分认识以文辅政的重要性，从领导的角度考虑问题，思考工作，参到点子上，辅到关键处。文稿起草工作的好坏，对于保证公文的质量和发挥公文的效用具有很大的关系。

　　二、科学处理好公文起草速度和质量的关系

　　要处理好公文起草速度和质量的关系，必须坚持“三个原则”。

　　(一)坚持质量优先的原则。公文起草质量是公文质量的基础，是能否发挥“以文辅政”实效的关键。“质量第一”是公文起草的本质要求，公文起草必须坚持质量优先。坚持质量优先的原则，要严格遵照《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)要求，注意把握好“八项”基本要求。一是要符合党和国家的方针政策和法律法规;二是要符合上级机关的有关指示和监管要求;三是要同现行有关公文相衔接;四是要完整、准确地体现发文机关的意图;五是要全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施要切实可行;六是表述要准确严密、观点明确、条理清楚、内容充实、结构严谨;七是文字要精确简练，规范;八是文种使用恰当，格式规范。在符合以上要求的同时，公文起草还要在“短、实、新”三个方面下功夫。“短”即：力求简短精练、直截了当，要言不烦、意尽言止，观点鲜明、重点突出，坚持内容决定形式，宜短则短，宜长则长。“实”即：讲符合实际的话不讲脱离实际的话，讲管用的话不讲虚话，讲反映自己判断的话不讲照本宣科的话。“新”即：在研究新情况、解决新问题上有新思路、新举措、新语言，力求思想深刻、富有新意。

　　(二)坚持注重时效的原则。时效性是公文处理工作的内在要求。一般来说， 公文都必须在一定的时限内完成， 否则， 就会直接影响领导机关决策的贯彻落实。有些公文还要求在极短的时限内完成， 在这种情况下， 时效性就显得更为重要。如果忽视公文的时效性，甚至使一些重要的紧急公文在手中耽搁， 那就不仅仅是贻误工作的问题， 而且将直接给党的事业带来损失。因此，公文起草要坚持“能快则快”的原则，快写、快发、快处理，以提高办事效率，推进工作的有效落实。

　　(三)坚持速度与质量并重的原则。在最短的时间内，起草出质量最高的公文，并收到最理想的实效，是公文起草的最高境界。公文起草必须坚持速度与质量并重的原则。当时间比较充足时，要以公文写作质量为主，在质量上多下功夫，反复研判、多作修改，做到“该出手时才出手”。当时间比较仓促时，要以文章的完整性为主，以最快的速度写出一份提纲挈领式的草稿，如有时间再回头充实材料、修改语句。尽量做到在规定的时限内拿出一份完整的文字材料，不能交“半篇文章”。在加快起草速度的同时保证公文质量，在保证公文质量的同时加快起草速度，速度与质量统筹兼顾，“按时交卷”便能取得满意的成绩。

　　三、切实提高公文起草的速度与质量

　　(一)加强学习，提高思想素质和综合能力。学习是提高思想素质和综合能力的根本途径，是提高公文起草的质量和速度的保证。需要切实增强学习的紧迫感和自觉性，更加重视和善于学习，努力掌握和运用一切科学的新思想、新知识、新经验，顺应时代发展，实现知识的不断更新，只有这样，才能更好地为领导提供准确、全面、及时、科学的决策依据。为此，要树立“终身学习”的理念。加强理论学习，学习党的最新理论成果，及时了解和掌握国家方针政策，坚持理论联系实际的学风，多从实践中发现新情况，总结新经验，增长才干，形成新办法。要树立“学以致用”的理念。学以致用、知行合一，借助公文这一有效载体，将学习调研成果转化为推动经济社会发展的强大动力。

　　(二)熟练掌握公文写作技巧。提高公文写作技巧，把握公文起草准备工作的基本环节是关键。公文起草的准备工作一般包括以下五个方面：一是明确公文起草目的和要求。如公文的基本观点，需要解决的主要问题，发文的依据、范围等;二是认真领会领导意图;三是围绕公文主题进行全面的调查研究，广泛收集材料。通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料;四是系统地整理材料和精选材料;五是对公文中提出的新政策、新措施进行科学论证。

　　在做好准备工作的同时，还要着力在以下几个方面下功夫。一是大量积累资料。多读书报，从书报中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力;多看文件，从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次;多学业务知识和有关政策法规。四要关注身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。二是完整准确地体现领导意图。上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。

　　起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。平时要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于观察问题、分析问题、思考问题。二是准确地体现领导意图。起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是重视写好提纲，这是提高公文写作技巧的“关节点”。提高公文写作质量，强调重在写好提纲，目的是便于在写作时按“纲”行文，一气呵成，形成逻辑性较强的文脉。

　　事实上， 公文起草速度和质量之间的关系既相互促进又相互制约：一方面， 保证高质量与高效率， 都是由公文自身性质和公文处理工作内在要求所决定的， 对从事公文起草的同志来说， 这是一件必须努力做到的事情， 丝毫不应当重此轻彼或顾此失彼;另一方面，质量与时效性之间的相互制约作用， 又能够促使秘书人员经常不断地进行自我检查， 把握节奏， 提高水平。好中求快， 快中求好，达到质量与时效性的统一，这是每个从事公文处理工作的同志都应追求的目标。